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Mit dem Trend, dass die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben zunehmend verschwimmen, kommt es immer öfter vor, dass Firmenhandys nicht abgeschaltet für zwei Wochen im Schreibtisch verschwinden, sondern mit in den Urlaub genommen werden. Es könnte ja das eine oder andere wichtige Mail hereinkommen oder just jener potenzielle Kunde anrufen, den man seit Monaten bearbeitet hat.

Soll der Arbeitgeber die Urlaubsfahrt des Firmenhandys überhaupt zulassen? Es freut natürlich, dass der Mitarbeiter seinen Job auch am Strand nicht ganz vergisst – andererseits: Welche Folgen hat es, wenn das Handy im Meer versinkt? Lesen Sie im folgenden Beitrag, welche Möglichkeiten Sie bei der Nutzung von Diensthandys haben und wie smarte Lösungen helfen, Probleme und Kostenfallen im Vorfeld zu vermeiden.

Das sagt das Gesetz

Die Vereinbarung von IT-relevanten Regelungen, also etwa der Nutzung von Firmenhandys, kann auf drei mögliche Arten erfolgen:

  • im individuellen Dienstvertrag
  • durch Richtlinien des Dienstgebers für sämtliche Dienstnehmer
  • oder durch eine Betriebsvereinbarung nach dem Arbeitsverfassungsgesetzes

Je genauer die private Nutzung eines Diensthandys in schriftlicher Form definiert ist, desto leichter fällt es dem Arbeitgeber zu vertrauen, dass mit dem mobilen Device und den darauf gespeicherten Daten sorgsam umgegangen wird. Gibt der Arbeitgeber hingegen keine klaren Richtlinien vor, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter ihre Geräte unkontrolliert einsetzen. Das bedeutet höchstes Sicherheits- und Haftungsrisiko für das Unternehmen.

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Knifflig ist es auch, wenn das Firmenhandy gestohlen, vergessen oder beschädigt wird. Das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz regelt die Haftung der Dienstnehmer, die im Zuge ihrer Tätigkeit dem Dienstgeber oder einem Dritten Schaden zugefügt haben. Die Haftung des Dienstnehmers ist dabei wesentlich eingeschränkt: Für entschuldbare Fehlleistungen haftet er zum Beispiel überhaupt nicht. Lässt jedoch der User das Handy ohne Pin-Sperre leichtfertig auf dem Tisch eines Straßencafés liegen, dann ist das unter Umständen schon fahrlässig – besonders dann, wenn das Gerät sensible Daten enthält.

Entscheidend für die Anwendbarkeit des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes ist, dass ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen dem Schadensereignis und der Dienstleistung besteht. Wird ein Schaden im Zusammenhang mit einem Verhalten verursacht, das ausschließlich den Privatinteressen des Arbeitnehmers dient, sind die Haftungserleichterungen nicht anwendbar. Das heißt, wenn der Arbeitnehmer das Diensthandy am Strand verliert und nicht gerade einen Business Call getätigt hat, kann er sich nicht auf das Haftungsprivileg des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes berufen.

Analog dazu die Nutzung von Privatgeräten, die auch für die Ausübung von beruflichen Aufgaben verwendet werden – Stichwort BYOD. Hier kann der Besitzer nur dann auf Haftungserleichterung hoffen, wenn sein Gerät im beruflichen Einsatz war.

Bevor es überhaupt zu Unstimmigkeiten zwischen Dienstgeber und -nehmer kommt oder das Ganze gar vor Gericht endet, sollte man die zahlreichen Möglichkeiten in Erwägung ziehen, die selbst im Fall der Fälle dafür sorgen, dass die auf dem Handy gespeicherten Firmengeheimnisse geschützt bleiben oder die zwischenmenschliche Komponente nicht getrübt wird – etwa bei einer überbordenden Telefonrechnung. Hier die besten Tipps:

1. Mobile Device Management als zentrale Kontrolle

Die mit Abstand effektivste und cleverste Methode ist der Einsatz einer Mobile Device Management (MDM)-Lösung

  • Mit MDM können Sie alle Smartphones und auch Tablets von einer zentralen Stelle aus verwalten, updaten und im Notfall sperren – egal ob es sich um Dienstgeräte handelt oder ein Privat-Handy – und unabhängig davon, wo sich diese befinden.
  • MDM gibt Ihnen die Möglichkeit, sensible Daten durch einheitliche Sicherheitsmaßnahmen und verpflichtende Passwörter vor unbefugtem Zugriff zu schützen sowie bei Verlust oder Diebstahl remote zu löschen.
  • T-Mobile hat u.a. mit 7P MDM eine Lösung im Portfolio, die Sie auch dann ruhig schlafen lässt, wenn das Firmenhandy im Urlaub ist.

2. Fair&Sicher: Weltweiter Versicherungsschutz

Urlaubszeit kann auch ein erhöhtes Aktivitätslevel der Mitarbeiter und damit verbunden größeres Risiko für die Unversehrtheit der Firmengeräte bedeuten. Gegen letzteres hilft ein umfassender Versicherungsschutz. 

  • T-Mobile bietet gemeinsam mit dem Kooperationspartner und weltweit führenden Versicherungsanbieter SquareTrade das einzigartige Schutzpaket Fair&Sicher.
  • Mit Fair&Sicher sind nicht nur Schäden durch Sturz, Brand, Flüssigkeiten oder unbefugtes Verwenden des Geräts abgedeckt. Der Betroffene kann sich in der Regel auch mit einem Ersatzgerät trösten, das er im Idealfall über Nacht zugeschickt bekommt (abhängig von Ort und Verfügbarkeit).

3. Sicherung sensibler Daten

Für den Schutz kostbarer Unternehmensdaten stehen unter anderem die T-Mobile-Lösungen Internetschutz Business und Global Corporate Access zur Verfügung – egal ob während der Bürozeiten oder im Strandcafé. 

  • Internetschutz Business schützt vor den Gefahren des Cyberspace und erkennt Bedrohungen, bevor Sie überhaupt auf dem Gerät ankommen können.  
  • Global Corporate Access bietet den Mitarbeitern die sichere Internet-Nutzung über WLAN-Hotspots. So haben Hacker keine Chance.

4. Die Roamingkosten stets im Griff: Von Surf Pass bis zu Pooltarifen

Da der Urlaubsort oft in weit entfernten Regionen gewählt wird, kommt man am leidigen Roaming-Thema meist nicht vorbei. Aber auch für diesen Fall bietet T-Mobile eine Vielzahl an Lösungen, welche die Kosten für Auslandstelefonate und Datenverkehr im Rahmen halten. 

  • Für alle, die ihren Urlaub im Ausland in vollen Zügen genießen und etwa nur spontan E-Mails durchsehen wollen, ist der clevere Travel & Surf Pass ein optimales Angebot. Für einen geringen, einmaligen Fixpreis können Mitarbeiter 24 Stunden lang surfen – völlig ohne Sorgen über zu hohe Roaming-Kosten.
  • Die neuen Business Tarife von T-Mobile bieten u.a. die Möglichkeit, gratis nach und in Europa zu telefonieren sowie volle Flexibilität bei (Daten-)Roaming und Auslandstelefonie je nach Bedarf.
  • Mit Teamplay hat T-Mobile ein Tarifmodell entwickelt, bei dem sich mehrere Mitarbeiter ein Gesamtkontingent aus Freieinheiten teilen können (Pooltarife) – ideal für Unternehmen, deren Außendienstmitarbeiter regelmäßig im Ausland unterwegs sind oder eben dort ihren Urlaub verbringen.  

5. Die Verantwortung liegt beim User

Last but not least ist der User selbst gefragt, ein paar Tipps zu beherzigen, um das Firmenhandy im Urlaub zu schützen. So sollte das Handy immer mit Sperrcode versehen werden. Wird das Gerät gestohlen, kann es so nicht gleich verwendet werden. Damit bleibt genug Zeit, um den Mobilfunkbetreiber zu informieren und die SIM-Karte sperren zu lassen. Denn eines ist sicher: Alle 15 Minuten wechselt ein Smartphone unfreiwillig seinen Besitzer, so internationale Studien.

Fazit: Das Firmenhandy im Urlaub setzt klare Richtlinien und Maßnahmen voraus

Machen Sie sich als Unternehmer bewusst, wohin Ihre Firmenhandys in der Urlaubszeit von den Mitarbeitern mitgenommen werden und welche Risiken das für ihr Unternehmen birgt. Komplexe Haftungsfragen können unter Umständen den Gang zu Gericht unvermeidlich machen. Treffen Sie also eine bewusste Entscheidung, wie locker Sie mit dem Thema Firmenhandy im Urlaub umgehen wollen und führen Sie passende Maßnahmen ein. 

 

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