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Egal ob Einzelkämpfer oder Großunternehmen: Der Besitz eines Firmenwagens oder sogar einer ganzen Fahrzeugflotte erfordert die professionelle Führung eines Fahrtenbuches. In erster Linie schon deshalb, um sich vom Finanzamt Geld zurückzuholen und Steuervorteile aus betrieblich gefahrenen Kilometern geltend machen zu können.

Grundsätzlich besteht in Österreich keine gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Verpflichtend ist ein Fahrtenbuch nur dann, wenn es im Rahmen einer gerichtlichen Anordnung auferlegt wurde. Beispielsweise dann, wenn bei einem Verkehrsdelikt der Fahrzeugführer nicht festgestellt werden konnte.

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Das Führen eines Fahrtenbuchs erfolgt also grundsätzlich freiwillig, gibt Unternehmen aber auch wichtige Einblicke in die Nutzung ihrer Fahrzeuge und ermöglicht eine effizientere Steuerung des Fuhrparks. Wird ein Fahrtenbuch geführt um es steuerlich geltend zu machen, ist auch die Aufbewahrungspflicht zu beachten. In Österreich besteht für Fahrtenbücher eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Wichtiges Detail: Auch wenn die Eintragungen in die Fahrtenbücher von den Mitarbeitern als tatsächliche Fahrzeuglenker durchgeführt werden, bleibt der Arbeitgeber für die Führung verantwortlich. Dabei sind folgende Vorschriften zu beachten:

  • Das Unternehmen muss an jeden Lenker ein Fahrtenbuch ausgeben, das auf den jeweiligen Namen läuft.
  • Jedes Unternehmen hat ein Verzeichnis über die ausgegebenen Fahrtenbücher zu führen. In das Verzeichnis sind das Ausgabedatum sowie die Nummer und Serienbezeichnung des Fahrtenbuches einzutragen.
  • Das Unternehmen muss jedem Lenker eine Einschulung für die ordentliche Führung eines Fahrtenbuchs geben.
  • Die Fahrtenbücher sind von vom Arbeitgeber mindestens monatlich daraufhin zu überprüfen, ob die vorgeschriebenen Angaben eingetragen wurden.
  • Abgeschlossene Fahrtenbücher müssen vom Arbeitgeber eingezogen werden. Dieser Einzug muss auch schriftlich vermerkt werden. Die abgeschlossenen Fahrtenbücher müssen mindestens 24 Monate aufbewahrt werden.
  • Der Arbeitgeber hat der Arbeitsinspektion die Fahrtenbücher sowie das Verzeichnis auf Verlangen zur Einsicht vorzulegen oder zu übermitteln.

Die lückenlose Erfassung aller gefahrenen Kilometer stellt jedoch viele Unternehmen vor eine große Herausforderung und nimmt enorm viel Zeit in Anspruch. Obwohl die Vorschriften für Fahrtenbücher sehr genau sind und es unzählige potentielle Fehlerquellen bei der Erstellung eines Fahrtenbuches gibt sind grundsätzlich in Österreich mehre Möglichkeiten gang und gäbe, ein Fahrtenbuch zu führen:

  • Erfassung per Hand: Die immer noch am häufigsten verwendete Variante in österreichischen Firmenfahrzeugen. Nachteil ist nicht nur, dass das Geschriebene oft nicht leserlich ist, das Ausfüllen benötigt auch viel Zeit. Nicht zu unterschätzen ist auch der Faktor Mensch als Fehlerquelle.
  • Erfassung per Excel-Tabelle: Auch diese Variante ist nicht unproblematisch. Einerseits müssen die Daten einmal handschriftlich aufgezeichnet werden, da nicht jeder Fahrer immer ein Gerät bei sich hat, auf dem er auf die Excel-Tabelle zugreifen kann. Andererseits, und dieser Aspekt ist noch wesentlicher: Die Daten können jederzeit manipuliert werden bezeihungsweise durch Verrutschen der Spalten oder Falscheingabe nicht mehr authentisch sein. Das Eigentliche Killerargument gegen ein Excel-Fahrtenbuch: In Österreich haben Rechtsprechung beziehungsweise der Gesetzgeber ein Fahrtenbuch per Excel-Tabelle als nicht zuverlässigen Nachweis deklariert.
  • Software-Lösung: Obwohl es in Österreich neben Excel noch eine Vielzahl an Software-Lösungen für die Erstellung eines Fahrtenbuches gibt, ist die Problematik exakt die Gleiche: Wirkliche Zeitersparnis gibt es nicht, wenn das Fahrtenbuch wirklich lückenlos geführt werden soll. Die Gefahr, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird, besteht bei diesen Lösungen ebenso wie bei einer Excel-Tabelle.
  • Fahrtenbuch per App: Hier gibt es zwei grundsätzliche Unterscheidungen. Entweder werden die Daten per Hand in die App eingetragen oder per GPS erfasst. Die Eintragung per Hand bietet wie die Lösungen zuvor kaum einen Effizienzgewinn. Die Erfassung per GPS ist einfacher und genauer. Trotzdem ist diese Variante darauf angewiesen, dass sich der Mensch aktiv mit der Erfassung beschäftigt.
  • Plug & Play Endgerät plus mobile App: Hier wird ein Stick am On-Board-Diagnose-Anschluss (OBD-2) im Fahrzeug installiert, der alle Daten automatisch aufzeichnet und an eine zentrale Cloud-Plattform übermittelt. Mit Hilfe einer mobilen App oder Desktop-Software können dann die Daten bequem ausgelesen und verwaltet werden. Die Hardware ist durch eine SIM-Karte mit dem Internet verbunden und sendet so die Daten an die zentrale Plattform. 
  • Das digitale Fahrtenbuch als Teil einer umfassenden Lösung für Betriebsdatenerfassung: Ist die höchste Ausbaustufe der Digitalisierung im mobilen Außendienst. Hier ist die Hardwarelösung mit der mobile App zur Erfassung der Fahrzeugdaten in ein Ökosystem aus weiteren Software-Applikationen und anderer Hardware integriert, die als Ganzes die Geschäftsprozesse eines Unternehmens unterstützen: Arbeitszeiterfassung, elektronische Leistungsnachweise, Lieferscheine, Einsatzplanung, Fahrzeugortung und Auftragsdisposition. Bei einer mobilen Betriebsdatenerfassung ist der gesamte Außendienst in einem System vereint.

Verstärkte Kontrollen durch das Finanzamt

Es ist eminent wichtig, das Fahrtenbuch lückenlos und transparent zu führen, da das Finanzamt in letzter Zeit verstärkt dazu übergegangen ist, Fahrtenbücher von Unternehmen zu überprüfen. Bei falscher Dokumentation können Nachzahlungen oder sogar Strafen drohen. Das Finanzamt bevorzugt eine möglichst genaue und lückenlose Führung des Fahrtenbuchs. Daher sind die elektronischen Fahrtenbücher in Kombination mit GPS das einzige Mittel, bei dem mit Sicherheit gesagt werden kann, dass die elektronische Aufzeichnung auch wirklich anerkannt wird. Wichtig bei allen Varianten ist es, seine Mitarbeiter über die Einführung eines Datenerfassungssystems zu informieren. Diese haben laut dem Gesetz das Recht darauf, diesem zu widersprechen. Folgende Daten müssen für das Finanzamt bei beruflichen Fahrten erfasst werden:

  • Datum
  • Uhrzeit, Kilometerstand und Ort bei Abfahrt
  • Uhrzeit, Kilometerstand und Ort bei Ankunft
  • Zweck der Fahrt
  • Name des Kunden, des Unternehmens oder des Partners ist optional, wird aber vom Finanzamt gerne gesehen

Fazit Digitales Fahrtenbuch

Die lückenlose Dokumentation und die Manipulationssicherheit sind Eckpfeiler und die große Stärken einer Hardwarelösung in Kombination mit einer dazugehörigen App und in Wahrheit auch die einzige wirklich sichere Möglichkeit zur Führung eines Fahrtenbuchs im Unternehmen. Menschliche Fehler können genauso ausgeschlossen werden wie unleserliche Datenblätter oder eine Manipulation jedweder Art. Die im Fahrzeug installierte Hardware erfasst die Daten vollautomatisch. Durch Mobilfunk und GPS ist die im Fahrzeug installierte Hardware optimal vernetzt.

Die einfache Bedienung und die volle Kontrolle in Echtzeit machen die Lösung ohne viel Einschulung sofort anwendbar. Unternehmen können mühelos zwischen verschiedenen Fahrzeugen wechseln. Alle Fahrtenbücher können an einem zentralen Speicherort verwaltet werden. Eine übersichtliche Auswertungsplattform ermöglicht die Einsicht und Dokumentation überall und zu jeder Zeit. Auch die Unterscheidung zwischen beruflichen und privaten Fahrten – gerade für Einzelunternehmen mit nur einem Fahrzeug absolut wesentlich – kann schnell und einfach eingestellt und dokumentiert werden.

 

Infografik Fuhrparkmanagement

 

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