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Vorteile und Nachteile einer virtuellen Telefonanlage

Autor Marcel Henrich am 23.6.2016

In Telefonanlagen, Netz, Mobiles Festnetz

Muss bei Ihnen noch der Techniker geholt werden, wenn Ihre Nebenstellenanlage steht? Müssen Apparate noch umständlich verkabelt werden?  Bei  virtuellen Telefonanlagen  verschmilzt Mobiltelefonie mit Festnetz und Computer. Mit Ihrem Smartphone oder mit einem Tischtelefon mit SIM Karte stehen Ihnen alle und mehr Funktionen einer Nebenstellenanlage virtuell zur Verfügung.

Und das ohne Techniker, ohne Wartung und ohne Technikraum für die Nebenstellenanlage selbst. Der Aufbau einer solchen Anlage ist denkbar simpel: Sie existiert nicht physisch in einem Serverraum am Unternehmensstandort, sondern ist auf den hochverfügbaren Servern des jeweiligen Anbieters gehostet. Als Kunde ersparen Sie sich dadurch hohe (Erst-) Investitionen in Hardware oder Wartung. Sie zahlen bei einer virtuellen Telefonanlage monatlich einfach nur einen Tarif. 

Eine einzige Nummer für Festnetz und Handy

Die scharfe Trennung von Festnetz- und Handynummer ist mit dieser Technologie nicht mehr notwendig. Eine virtuelle Telefonanlage ermöglicht die Erreichbarkeit jedes Mitarbeiters unter einer einzigen Nummer – gleichgültig, ob er im Büro sitzt und ein Festnetzgerät vor sich am Schreibtisch stehen hat, oder ob er unterwegs ist und ein Mobiltelefon mit sich trägt.

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Eingehende Anrufe gelangen über die virtuelle Anlage am Server des Anbieters direkt an das Endgerät. Der Benutzer steuert dabei seine telefonische Erreichbarkeit über eine Applikation am Computer oder am Mobiltelefon (Smartphone). Dort kann er unter anderem seinen Verfügbarkeitsstatus setzen, der für alle Clients in der virtuellen Telefonanlage sichtbar ist. Wie beispielsweise bei Skype, kann man auch hier seinen Status auf „Besprechung“ oder „verfügbar“ oder „Urlaub“ setzen.

Die Vorteile einer virtuellen Telefonanlage auf einen Blick:

  • Besser erreichbar: Durch die einheitliche Erreichbarkeit jedes Mitarbeiters unter einer Nummer, sparen sich Kollegen das mühsame Verbinden zu Mobiltelefonen, wenn jemand nicht im Büro ist. Die Mitarbeiter sind wesentlich leichter erreichbar.
  • Leicht skalierbar: Eine virtuelle Telefonanlage ist leicht skalierbar, da für neue Mitarbeiter an der Anlage selbst keine Änderungen vorgenommen werden müssen. Sie müssen lediglich einen neuen Account erstellen und ein Endgerät zur Verfügung stellen. Ebenso unkompliziert ist die Integration eines neuen Firmenstandortes.
  • Kosten sparen: Freiminuten aus Mobilfunktarifen können dank der Verschmelzung beider Technologien bei vielen Anbietern auch für die Festnetztelefonie genutzt werden.
  • Videotelefonie: Durch die IP-Verbindung können Sie einfach Telefon- und Webkonferenzen realisieren sowie Videotelefonie in die Infrastruktur integrieren.
  • Funktioniert auch unterwegs: Interne und somit kostenlose Anrufe sind auch für Mitarbeiter möglich, die ihren Arbeitsplatz häufig in das Mobile Office verlegen, und beispielsweise von zu Hause via VPN (Virtual Private Network) mit dem Firmennetzwerk verbunden sind.
  • Keine Wartungskosten und kein Wartungsaufwand, da die Telefonanlage durch den Anbieter gewartet wird.

Nachteile einer virtuellen Telefonanlage

Den unbestrittenen Vorteilen einer virtuellen Telefonanlage stehen auch Nachteile bzw. Herausforderungen gegenüber: 

  • Schnelle Internetverbindung: Eine leistungsfähige Internetverbindung ist Voraussetzung für die Funktion einer virtuellen Telefonanlage. 
  • Firmennetzwerk: Für die Nutzung in größeren Unternehmen benötigen Sie eine entsprechende LAN-Infrastruktur. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag:  So einfach ist die Installation einer modernen Telefonanlage. 
  • Sicherheit: Sie sollten bei der Auswahl des Betreibers auf den Sicherheitsstandard achten. Zum Beispiel ist es wichig zu wissen, wo der Standort des Rechentzentrums des Betreibers ist und ob Verschlüsselungstechnologien angewendet werden. 

Fazit 

Der digitale Wandel durchdringt alle Unternehmensbereiche. Der Marktanteil von virtuellen Telefonanlagen steigt rasant. Bis 2020 wird sich der Anteil dieser neuen Telefonanlagen auf 41% über alle Unternehmensgrößen versechsfachen. Bei kleineren Unternehmen wird der Anteil von heute 10% auf 48% steigen. Der Vorteil liegt nicht nur in der Kosteneinsparung. Bessere Erreichbarkeit und bessere Zusammenarbeit können ein wichtiger Wettbewerbsfaktor werden. 

 

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